Nu wél de juiste keuze
Door: Dhr B. Sollie, eigenaar kinderdagverblijf  "De Kleine Reus" Zwolle

Onze ervaring met Novict begint op de Kindvak in Den Bosch 2010. Daar zagen we een demo met de mogelijkheden van het computerprogramma. Tot dat moment was het voor ons snel groeiende bedrijf een worsteling met zelfgemaakte Word- en Excel-documenten. Toen we klein waren voldeed dit prima, maar zo langzamerhand dus niet meer. Er was duidelijk behoefte gegroeid aan meer structuur en snellere middelen om diverse processen in kaart te brengen. Kind- en leidsterplanning, facturering, leidster-kindratio…….Het zijn maar enkele begrippen waar we weer meer grip op moesten krijgen. Vanaf 2003 zijn we gegroeid van 6 kindplaatsen dagopvang naar 54 dagopvang en 87 BSO-plaatsen. Dit is toch een forse groei.

Voor Novict hadden we al diverse andere pakketten bekeken en/of geprobeerd maar eigenlijk waren we met niets tevreden. Het pakket gaf te weinig mogelijkheden, het was te traag of de support liet te wensen over. Ten einde raad zijn we maar weer (noodgedwongen) gaan werken met Word en Excel.

En toen de beurs! Geef ons een kans, wij doen het beter. Ja,ja…en gij gelooft dat? Niet anders dan verkooppraatjes natuurlijk. Toch waren de eerste indrukken op de beurs voor ons overtuigend. Na enkele weken kregen we een uitgebreidere demo op onze eigen locatie. En daar groeide de overtuiging dat Novict echt iets voor ons kon gaan betekenen. We hebben afgesproken het een jaar te proberen.
Vanaf januari 2011 werden we op echt alle mogelijke manieren geholpen bij de migratie van onze ouder- en kindgegevens, groepen, locaties, contract- en factuurmodellen enz. Soms via inlog-op-afstand, vaak ook op locatie.

In mei 2011 waren we zover dat we over konden naar het nieuwe systeem en tot vandaag zijn we een tevreden klant. Novict heeft haar beloften waar gemaakt! Ondersteuning wanneer het nodig is, snelle reactie op mail, telefonische support (soms zelfs ’s avonds). Op dit moment zijn we bezig met de invoering van automatische incasso. Allemaal geen probleem voor dit programma. En diverse uitbreidingen liggen nog in het verschiet. Ook voor de prijs hoeft Novict zich niet te schamen. Voor een 250 euro per maand zijn al onze administratieve processen geautomatiseerd. Een prijs waar meerdere programma’s niet aan kunnen tippen.

Voor ons dus alle reden om met Novict door te gaan. Het jaar is bijna voorbij maar we hebben er alle vertrouwen in dat het ook in 2012 een goede samenwerking zal geven.

Minder werk, meer resultaat
Door: Dhr. M. Dickens, directeur Dino kinderdagverblijven

Onze kinderdagverblijven kenmerken zich door een klantvriendelijke houding. Wij vinden het belangrijk dat we in kunnen spelen op de behoefte van de ouders. Daarom hebben we naast dagopvang op vaste tijdstippen ook flexibele opvang en verlengde opvang, aansluitend op de vaste dagdelen. Het programma dat wij voorheen in gebruik hadden was niet in staat om die verlengde opvang in samenhang met de overige opvang te plannen. Verder waren de facturen volstrekt onlogisch met allerlei onduidelijke berekeningen. Ook de debiteurenadministratie liet te wensen over.

Begin 2007 hebben we daarom besloten om een samenwerking met Novict aan te gaan waarbij Novict een programma zou ontwikkelen wat wel aan onze behoeftes voldoet.

En daarin zijn ze geslaagd!  Het resultaat van de samenwerking is een programma dat niet alleen op kinderlijk eenvoudige wijze een lange en korte termijn planning kan maken. Ook de facturatie en debiteurenadministratie voldoet volledig aan onze wensen. Voorheen waren we uren bezig met het verrekenen van belastingtoeslagen en het bijhouden van saldi. Sinds we Kids@min in gebruik hebben halen we eerste de betaalde toeslagen binnen en deze worden automatisch verrekend met de facturen. Uiteraard gaat het incasseren nu ook volledig automatisch. Daarnaast kan ik precies zien waar het geld verdiend wordt in keurige financiële overzichten. Al met al heeft Kids@min het werk niet alleen plezieriger gemaakt. We kunnen nu met minder manuren meer werk verzetten.

Inmiddels hebben we Kids@min niet alleen in gebruik in onze Tilburgse kinderdagverblijven. Kids@min wordt ook met succes gebruikt op onze vestiging in Curaçao. Via internet is Kids@min overal toegankelijk zo vaak als ik maar wil.

Chapeau jongens van Novict. Ga zo door !

Gebruikersvriendelijk
Door: Mevr. C. Monshouwer, planner/administratief medewerker Kinderdagverblijf 't Spektakel

Het grote voordeel is ook dat we via mail kunnen factureren aan ouders en dat we eventueel extra kinderen met 1 druk op de knop toe kunnen voegen aan de presentielijsten. Dat wordt ook automatisch op de factuur gemeld.

Het hele programma is naar onze wensen aangepast en bevalt erg goed, heel overzichtelijk.

Ook de service is erg goed, het bedrijf is telefonisch goed te bereiken en als je vragen hebt, wordt je gelijk geholpen.

Automatisering op maat
Door: Mevr. J. Mulder, eigenaresse kinderdagverblijf Duimelot

Een software programma voor planning en facturering?
Ik had er slechte ervaringen mee. Wij zijn een kleinschalig kinderdagverblijf in het kerkdorp Zenderen, waarbij wij op jaarbasis 47 weken opvang aanbieden. Bij het vorige softwareprogramma werd het een 47/52 deel van de te betalen opvangkosten voor de ouders. Dat werd op jaarbasis uitgerekend en weer teruggebracht naar de verschillende maanden. Dit bracht veel en niet uit te leggen verschillen met zich mee. Hier zijn we mee gestopt. Heel jammer, want er was al veel tijd en energie ingestoken door het invoeren van alle gegevens van de kinderen en ouders. Dan toch maar weer met een excelbestand werken. Dit is niet handig, want je hebt geen overzicht voor de langere termijn. Ook het incasseren duurt lang en is omslachtig. Daarnaast zijn wijzigingen en aanvullingen moeilijk in te voeren en krijg je helemaal geen duidelijk overzicht op jaarbasis.

Ik ben me gaan verdiepen in de aanbieders van softwareprogramma's, daar wij een tweede groep erbij gingen opstarten. Ik wilde de planning beter inzichtelijk hebben. Ik heb een aanvraag via de website bij de heren van Novict neergelegd. Diezelfde dag kreeg ik al een reactie terug. Ze zijn direct langs gekomen om uitleg te geven over hun programma.

Wat ik als heel prettig ervaar:

• De korte lijnen. Je hebt snel antwoord op je vragen;
• Ze denken mee en staan open voor suggesties;
• Het is echt maatwerk, wat ik aan producten aan wil bieden kan in het programma opgenomen worden;
• Ze hebben veel zaken al ingevoerd, waardoor je snel operationeel kunt zijn;
• Je kunt gemakkelijk producten toevoegen, dit wordt automatisch meegenomen in het programma;
• Er staan al standaard brieven in het programma, waarmee je ouders kunt beantwoorden, je kan ze zelf makkelijk in je eigen stijl aanpassen;
• Er wordt ook bijgehouden wat er aan brieven en offertes uit is gegaan naar ouders;
• Ze kijken desgewenst met je mee, waardoor je heel gemakkelijk bijgestuurd kan worden in het werken met het programma, dit is vooral in het begin heel prettig;
• Je kunt met elke computer met internet bij je planning en facturering;
• Je kunt zelf bepalen welke personen tot welke pagina's en overzichten toegang kan krijgen;
• Het geeft je een overzicht van wat er in den lande op je vakgebied gebeurt, door de startpagina waarop allerlei weetjes m.b.t. kinderopvang staan;

Ik vind het belangrijk dat de bedragen exact kloppen ondanks het feit dat ik veel wisselende tijden heb en niet het gehele jaar opvang aanbied. Met de vorige software was dat niet mogelijk. Met Kids@min kan ik met een gerust hart mijn planning en facturering bijhouden. Ouders krijgen via de mail hun factuur. De heren staan open om zaken die voor de toekomst handig zijn, aan het programma toe te voegen.

Ik vind het helemaal super. Ik ben blij dat ik besloten heb om met de heren van Novict de planning en facturering van mijn kinderdagverblijf en buitenschoolse opvang te regelen.